La Oficina Técnica de la que dependen los SSRR (Servicios Rurales), es la encargada de llevar el control financiero de los movimientos de metálico generados por la actividad de la Oficinas Auxiliares. Los aspectos sobre los que debe desarrollarse este control son:
En este apartado no se detalla el procedimiento de liquidación de giros y reembolsos a través del CCC, ya que no difiere del establecido para el resto de unidades.
La Oficina Técnica es la encargada de suministrar un fondo de provisión a las Oficinas Auxiliares para hacer frente a los cambios que deba dar a los clientes como consecuencia de sus operaciones de venta.
El importe provisionado tiene que contabilizarse en Servicios Generales como una salida de efectivo, entregando un documento en forma de "recibí" al responsable de la Oficina Auxiliar y quedando otro ejemplar de este documento en la Oficina Técnica que debe conservarse en el Mueble archivador durante la vigencia del servicio . En este documento deben figurar los siguientes datos:
Periódicamente el responsable de la Oficina Técnica y el SSRR responsable de la Oficina Auxiliar tienen que hacer una conciliación de fondos, a fin de verificar que efectivamente el fondo provisionado se corresponde con el efectivo existente en la Oficina Auxiliar.
La Oficina Técnica también tiene que suministrar productos para la venta suficientes (especialmente sellos, sobres y embalajes) a las Oficinas Auxiliares y SSRR dependientes. El procedimiento se realiza a través de IRIS>>Llamadas externas>>Herramientas Oficinas>>Suministros y se accede a "GPVO" (Gestión de Productos para Venta en Oficinas).
Para entregar los productos de la remesa al SSRR, se utilizará el conducto habitual, enviando dos copias de la hojas/resumen de la remesa. Una copia quedará en poder del SSRR y la otra, firmada por el SSRR, se devolverá a la Oficina Técnica para su archivo durante la vigencia del servicio en el Mueble Archivador.
Es responsabilidad del Director de la Oficina Técnica que los SSRR dependientes tengan productos para venta en número y variedad suficiente. Para ello, cuando las ventas del SSRR lo aconsejen, debe generar una nueva remesa, garantizando siempre un stock mínimo y suficiente.
El responsable de la Oficina Técnica con Oficinas Auxiliares que dispongan de estampilladora, debe verificar que esta/s estampilladora/s están dadas de alta en IRIS. Si no es así, tienen que proceder a darlas de alta para poder llevar el control del gasto de estampillas.
Las estampilladoras se dan de alta desde IRIS>>Gestión>>Maquinas de franquear>>Mantenimiento y a continuación se pulsa el botón "Añadir".
En la siguiente pantalla se rellenan los campos en naranja y se pulsa "Aceptar". Pulsando el botón "Buscar" la estampilladora ya aparece en IRIS.
El procedimiento para poner al pago el envío de dinero que deben repartir los SSRR, no difiere del utilizado para el resto_de Unidades de Reparto. El SSRR deberá estar dado de alta en SEDI y asociado a la Oficina Técnica.
Una vez clasificados los giros asignados al SSRR, se imprimen los formularios de pago por duplicado.
Los formularios, junto con el importe de los giros a pagar, se introducen en el sobre correspondiente con su etiqueta y se harán llegar al SSRR por el conducto habitual (en propia mano o a través de la valija).
Los fondos facilitados al SSRR para el pago de giros, debe contabilizarse en IRIS como una salida de metálico de la Caja de la Oficina. Estas anotaciones contables deben realizarse diariamente, coincidiendo con la entrega de fondos al SSRR.
Estas tareas son de exclusiva competencia de la persona responsable de la Oficina Auxiliar o SSRR, no siendo en ningún caso competencia de la Oficina Técnica de la que dependan. No es así el control de gasto de estampillas, que se describe más adelante.
Se suministrarán directamente a las Oficinas Auxiliares o Enlaces rurales dotados de máquina expendedora desde los almacenes provinciales, debiendo llevar un control riguroso de los rollos que se suministran y del consumo de los mismos.
Respecto al control del consumo y el procedimiento establecido para su solicitud y suministro de los rollos se debe cumplir el siguiente procedimiento: -
Al finalizar la jornada, el SSRR debe liquidar los importes (ventas de estampillas, productos para la venta y otros servicios y giros) con la Oficina Técnica de la que dependa.
La liquidación se realizará por el procedimiento habitual, bien en propia mano o a través de valija.
Diariamente el responsable de la Oficina Técnica tiene que verificar que se actualiza el gasto de estampillas procedente de la Oficina/s Auxiliar en el sistema IRIS. Para ello, recibe por el conducto habitual del SSRR responsable, el borrado diario emitido por la máquina expendedora de estampillas y el importe en metálico, que tiene que ser coincidente, salvo los casos en que existan estampillas deterioradas.
En caso de existir estampillas deterioradas, éstas se deberán enviar adheridas a una hoja en blanco, junto con el borrado del día y el metálico.
A través de IRIS>>Gasto de estampillados, solo se incluyen los importes de la venta de estampillas para correo ordinario, al final el importe sube a bolsa y al cobrarla se genera una factura simplificada.
El gasto de estampilladora generado para correo registrado se incorpora a IRIS mediante el alta de los envíos de forma individual y marcando en la pantalla de IRIS "Venta con estampilladora" y eligiendo la correspondiente al rural. Al terminar la admisión, el importe sube a bolsa y al cobrarla se genera una factura para entregar al cliente y este importe también sube al gasto de la estampilladora.
Hay que recordar que, como establece el proceso de Admisión de Rurales, la admisión de este producto por los SSRR tiene carácter provisional, en tanto no se produzca su admisión definitiva a través de IRIS en la Oficina Técnica de la que dependa el SSRR.
Los giros abonados por el SSRR se liquidan en la aplicación SGIE. Esta tarea se tiene que realizar en la Oficina Técnica de la que depende el SSRR. El procedimiento es el mismo que se realiza habitualmente para la liquidación de los giros de las Unidades de Reparto y Oficina.
Los importes de las ventas, se deben enviar todos los días para que la Oficina al grabar en IRIS las ventas pueda generar la factura que se debe entregar al cliente.
La opción de menú "Venta de Rurales" aparecerá en el menú amarillo de admisión de IRIS. Genera bolsa, al igual que se genera en la venta de productos en Oficina.
Va a llevar la misma validación que tiene la venta de productos, en los cuales se generan dos bolsas diferenciadas en el momento del cobro, si lleva productos de factura postal o no.
La liquidación del SSRR se recibirá en la Oficina Técnica de la que dependa por el conducto habitual (en propia mano o mediante valija).
El SSRR tiene que liquidar los importes procedentes de todos los conceptos descritos (siempre que existan), junto a los impresos y listados mencionados.
El director de la Oficina Técnica tiene que verificar que la liquidación es correcta y los importes que se liquidan son coincidentes con lo que informan los impresos y listados. En caso de haber discrepancia, contactará con el SSRR para su regularización.
Una vez verificado que la liquidación es correcta, el Director de la Oficina Técnica procede a regularizar las cantidades liquidadas en las aplicaciones correspondientes.
Una vez el responsable de la Oficina Técnica ha actualizado el gasto de estampillas en IRIS y liquidado los giros en la aplicación de Giro Electrónico, el siguiente paso consiste en regularizar contablemente los importes procedentes de estas liquidaciones.
Para los giros liquidados por Unidades Dependientes como entregados o devueltos, siempre hay que hacer el apunte contable. La finalidad es nivelar los fondos, de cara a que cuando se genere el Balance de Tesorería e IRIS contabilice estos giros pagados o devueltos como una salida de efectivo, este movimiento de salida no se duplique.
Es importante tener en cuenta que al realizar la venta de estos productos en IRIS, ya serán contabilizados como ingresos a la hora de generar el Balance de Tesorería, no siendo necesario realizar otros apuntes contables.
El listado de ventas de productos del día procedentes del almacén del SSRR, así como el informe de almacén, se debe imprimir siempre que exista algún movimiento.
El listado de ventas, junto al listado de existencias de almacén del SSRR se entregará a éste por el conducto habitual.
Es responsabilidad de la Oficina suministrar al SSRR los listados suficientes (cuando existan movimientos) que permitan llevar un control de las existencias.
De la misma forma, es responsabilidad del SSRR tener cuadrado su almacén de productos.
El responsable de la Oficina Técnica podrá solicitar cuando considere oportuno el recuento de existencias de los almacenes de los SSRR a su cargo.